Лучше вы к нам. Как пригласить журналистов в гости и не пожалеть об этом

Лучше вы к нам. Как пригласить журналистов в гости и не пожалеть об этом

Если вы хотите, чтобы о вашем бренде вышло сразу несколько позитивных публикаций в целевых СМИ, попросите ваше PR-агентство в России организовать пресс-тур. Или сделайте это сами. Как – расскажем сегодня.

Пресс-тур – это организованная поездка на площадку компании с целью ознакомления с ее работой. Журналисты едут в него, чтобы увидеть все своими глазами и получить эксклюзивную информацию из первых рук. Бренду мероприятие приносит условно бесплатные публикации сразу в нескольких нужных СМИ. Кое-какие расходы организатор все же понесет, но они, безусловно окупятся, ведь этот PR-инструмент поможет завязать прочные дружеские отношения с журналистами, а это, как известно, бесценно.

— Неформальное общение,

— Бесплатные публикации —

вот две цели, которые преследует и, как правило, достигает грамотно организованный пресс-тур.

Как же сделать его успешным и эффективным?

1.       Определитесь с темой

Прежде чем приглашать журналистов, вы должны четко понимать, что будет главной темой вашего общения. Расширение ассортимента, вывод нового бренда или продукта, использование новых материалов в производстве, а может быть, новое суперсовременное оборудование – все это достойный повод, чтобы пригласить гостей.

2.       Сформируйте перечень СМИ

Заранее решите, в каких именно СМИ вы хотите получить публикации по итогам пресс-тура. Если у вас уже есть пул лояльных журналистов, не забудьте предупредить их о планирующемся мероприятии в первую очередь.

3.       Выберите место

Понятно, что вы приглашаете журналистов в гости. Но ваша задача показать именно то, что вы хотите. Поэтому локацию и маршрут передвижения необходимо спланировать заранее.

4.       Продумайте программу и назначьте ответственных

Это может быть и прогулка по производственной площадке, и общение с сотрудниками, и пресс-завтрак с топ-менеджментом, и экскурсия по окрестностям. Определитесь, кто будет сопровождать группу на протяжении всего пресс-тура и кто будет встречать в той или иной точке. У каждого должна быть своя задача и свои тезисы, которые он будет транслировать гостям.

5.       Определите тайминг мероприятия

Важно прописать, сколько времени до минуты вы будете проводить в каждом пункте экскурсии. И строго следите за исполнением графика. Грамотный тайминг – это не уставшие, а наоборот — отдохнувшие гости и приятное послевкусие от мероприятия.

6.   Пропишите сценарий

Тема, тезисы, маршрут – объедините все это в один документ и раздайте всем ключевым участникам встречи. Пусть представители компании, которые должны будут встречаться с журналистами, выучат его наизусть.

7.       Отрепетируйте

Это нужно, чтобы вы, во-первых, потренировались транслировать ваши ключевые сообщения и не запинались в присутствии журналистов, а во-вторых, позволит понять, укладываетесь ли вы в вышеупомянутый тайминг, и в случае чего, внести коррективы в программу.

8.       Приготовьте раздаточный материал

Сувениры, открытки с местными видами (если ваша локация находится рядом с приятными достопримечательностями), буклеты и пресс-релизы о деятельности компании. Все это должно быть стильно упаковано и вручено гостям в начале и /или конце пресс-тура. Подарки гостям – это хороший тон, раздатка журналистам – еще и дополнительный вклад в ваш репутационный багаж и способ избежать фактических неточностей в публикациях.

9.       Неформальная часть

Фуршет с шампанским, ужин в ресторане, концерт или экскурсия по историческим местам вне производственной площадки – все это, безусловно, украсит любой пресс-тур и добавит позитива в общие ощущения гостей от поездки. По возможности, используйте эту опцию, чтобы добавить мероприятию эмоциональных красок. Они, непременно, отразятся в материалах, которые журналисты напишут по итогам поездки

10.   Работа с  журналистами

Она будет состоять из нескольких этапов:

— рассылка-приглашение в пресс-тур

— обзвон редакций и сбор заявок от участников

— сбор документов, приобретение билетов, бронь гостиницы

— встреча и сопровождение по всем точкам поездки

— проводы и сбор обратной связи

— мониторинг выхода публикаций.

Если вы все сделаете правильно, пресс-тур принесет вам серьезное количество бонусов в виде публикаций и позитивного отношения журналистов. Используйте этот инструмент, как это делаем мы (например, организованный нами пресс-тур в Испанию для бренда Camper).

Наталья Анисимова,
Менеджер проектов PR Formula
Продвижение иностранных брендов в России